Formation Gérer son Temps et ses Priorités Lyon

Formation Gérer son Temps et ses Priorités

Cette formation permet d’acquérir des méthodes concrètes pour mieux organiser son activité, hiérarchiser ses priorités et réduire les pertes de temps. Les participants apprennent à planifier leur travail, gérer les sollicitations, préserver leur concentration et mettre en place une organisation plus efficace et durable.

Jour 1 – Organiser son temps et hiérarchiser ses priorités

Analyser son rapport au temps et son organisation

• Identifier ses habitudes de travail.
• Analyser la répartition de son temps professionnel.
• Repérer les principales sources de dispersion et de perte de temps.
• Identifier les tâches chronophages et celles à forte valeur ajoutée.
• Repérer les facteurs internes et externes qui perturbent son organisation.
• Déterminer ses principaux axes d’amélioration.

Clarifier ses objectifs

• Définir des objectifs professionnels précis et réalistes.
• Utiliser la méthode SMART pour clarifier ses objectifs.
• Transformer un objectif en actions concrètes.
• Identifier les tâches contribuant réellement aux résultats attendus.
• Arbitrer entre plusieurs objectifs concurrents.

Hiérarchiser efficacement ses priorités

• Distinguer urgence et importance.
• Utiliser la matrice d’Eisenhower.
• Identifier les activités à forte valeur ajoutée.
• Déterminer ce qui doit être réalisé, planifié, délégué ou supprimé.
• Arbitrer lorsque plusieurs demandes sont présentées comme urgentes.
• Réévaluer ses priorités lorsque le contexte évolue.

Construire une planification réaliste

• Organiser ses activités à la journée et à la semaine.
• Évaluer plus justement la durée d’une tâche.
• Définir des échéances réalistes.
• Prévoir des marges pour les imprévus.
• Utiliser le time blocking pour réserver des plages de travail.
• Regrouper les tâches similaires pour limiter les changements de contexte.
• Éviter la surcharge de l’agenda.

Gérer les interruptions et préserver sa concentration

• Identifier les principales sources d’interruption.
• Limiter les sollicitations et notifications inutiles.
• Créer des plages de concentration.
• Organiser les moments consacrés aux e-mails et messages.
• Limiter le multitâche et la dispersion.
• Mettre en place des stratégies simples contre la procrastination.

Mise en pratique – Jour 1

• Auto-évaluation de son organisation actuelle.
• Analyse d’une semaine type.
• Classement des activités selon leur urgence et leur importance.
• Construction d’un planning hebdomadaire optimisé.
• Identification de trois actions immédiates permettant de gagner en efficacité.

Jour 2 – Maîtriser les sollicitations et développer une organisation durable

Gérer les demandes et les priorités des autres

• Analyser une demande avant de l’accepter.
• Clarifier les attentes, délais et niveaux de priorité.
• Négocier une échéance de manière constructive.
• Savoir dire non à une demande non prioritaire.
• Proposer une solution alternative.
• Utiliser une communication assertive pour protéger ses priorités.

Déléguer efficacement

• Identifier les tâches pouvant être déléguées.
• Choisir le bon niveau de délégation.
• Définir clairement le résultat attendu.
• Fixer les responsabilités et les échéances.
• Mettre en place un suivi adapté sans tomber dans le contrôle excessif.

Optimiser son organisation numérique

• Structurer sa liste de tâches.
• Organiser efficacement son agenda numérique.
• Réduire la surcharge liée aux e-mails et notifications.
• Définir des règles simples de classement et de traitement de l’information.
• Utiliser de manière pertinente les outils de tâches et de planification.
• Adapter son organisation au travail hybride et à distance.

Utiliser l’intelligence artificielle pour gagner du temps

• Identifier les tâches pour lesquelles l’IA peut apporter un gain de temps.
• Transformer une liste d’activités en plan d’action structuré.
• Utiliser l’IA pour préparer, synthétiser ou organiser des informations.
• Faciliter la préparation d’une réunion ou d’un planning.
• Créer des check-lists et trames de travail.
• Conserver un regard critique sur les propositions générées par l’IA.
• Respecter la confidentialité des informations professionnelles utilisées.

Gérer la pression et préserver son efficacité

• Identifier les situations génératrices de pression et de surcharge.
• Repérer les signaux d’une organisation devenue inefficace.
• Prendre du recul face aux urgences.
• Éviter l’accumulation des tâches et des engagements.
• Mettre en place des routines favorisant une organisation durable.

Construire son plan d’action personnel

• Identifier ses principales difficultés d’organisation.
• Sélectionner les méthodes adaptées à son activité.
• Définir ses nouvelles règles personnelles de gestion du temps.
• Identifier les habitudes à supprimer, modifier ou renforcer.
• Définir des objectifs d’amélioration mesurables.
• Construire son plan d’action à mettre en œuvre après la formation.

Modalités de formation

• Formation en présentiel à Lyon ou Paris.
• Formation en visioconférence partout en France.
• Formation inter-entreprises, intra-entreprise ou sur mesure.
• Maximum 5 participants par session.
• Possibilité d’organiser les deux journées de manière non consécutive.
• Programme adaptable aux besoins et à l’organisation de l’entreprise.