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Optimisez votre gestion documentaire grâce à la GED
Une formation GED (Gestion Électronique des Documents) permet de comprendre comment organiser, centraliser, sécuriser et exploiter efficacement les documents numériques d’une entreprise. La GED facilite le classement, l’indexation et la recherche des informations, tout en réduisant le temps consacré aux tâches documentaires et la dépendance aux documents papier.
Au-delà du simple stockage de fichiers, une solution de Gestion Électronique des Documents permet de gérer les droits d’accès, les versions, la traçabilité et le cycle de vie des documents. Elle peut également intégrer des fonctions de numérisation, d’OCR, de reconnaissance et d’extraction de données ainsi que des workflows de validation et d’automatisation afin de fluidifier les processus documentaires de l’entreprise.
La GED contribue également à la sécurité et à la gouvernance de l’information. Une organisation documentaire adaptée facilite la maîtrise des accès, le suivi des modifications, l’application des durées de conservation et la gestion des données personnelles. Elle favorise également le travail collaboratif en permettant aux utilisateurs autorisés d’accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin.
Cette formation GED proposée par Devictio, votre centre de formation depuis 2007, vous permet d’identifier le périmètre et les fonctionnalités d’une solution de gestion documentaire, de comprendre les principes de classement et d’indexation, de structurer les droits utilisateurs et les circuits de validation et de préparer la mise en place d’une GED adaptée aux besoins de votre organisation.
La formation est proposée à Lyon, en Auvergne-Rhône-Alpes et partout en France en intra-entreprise. À l’issue du parcours, vous disposerez des méthodes nécessaires pour analyser vos flux documentaires et participer à la conception, au déploiement ou à l’optimisation d’une solution GED au sein de votre entreprise.
Infos pratiques Formation GED
- Formation GED de 2 jours – 14 heures
- Formation en présentiel à Lyon (Auvergne-Rhône-Alpes)
- Formation à distance accessible partout en France
- Sessions inter-entreprises et intra-entreprise sur site
- Programme adaptable aux besoins et outils de votre entreprise
- Formateur expérimenté – 20 ans d’expérience en GED
- Approche pratique : classement, indexation, recherche et workflows
- Gestion des droits d’accès, versions et cycle de vie des documents
- Numérisation, OCR, LAD/RAD et automatisation documentaire
- Formation finançable dans le cadre du plan de développement des compétences
- Prise en charge OPCO possible selon les critères de votre opérateur
- Financement France Travail possible selon votre situation et sous réserve d’accord
- Inscription possible pour les particuliers en autofinancement
- Centre de formation situé à Lyon 3e – secteur Part-Dieu Sud
- Formation accessible aux personnes en situation de handicap : étude des besoins et adaptations possibles
- Devictio, organisme de formation professionnelle depuis 2007
Nos formations GED
2 jours / 14 heures
Formation GED sur mesure
Notre programme de formation :
Référence de la formation : PARGED5487
Nombre de stagiaires max. : 8
Public visé :
- Chefs de projet.
- Responsables administratifs.
- Responsables comptables et financiers.
- Documentalistes et gestionnaires de l’information.
- Responsables qualité.
- Responsables informatiques.
- Managers et responsables de service.
- Dirigeants et responsables de la transformation numérique.
- Toute personne participant à la mise en place ou à l’utilisation d’une GED.
Objectifs :
À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Définir le rôle et le périmètre d’une Gestion Électronique des Documents.
- Analyser les besoins documentaires de son organisation.
- Structurer un plan de classement et des règles de nommage.
- Mettre en place des métadonnées et des règles d’indexation.
- Organiser l’importation et la numérisation des documents.
- Comprendre le fonctionnement de l’OCR, de la LAD et de la RAD.
- Configurer les droits d’accès et les règles de sécurité documentaire.
- Créer des circuits de validation et des workflows documentaires.
- Organiser la recherche et l’exploitation des documents.
- Gérer le cycle de vie, les versions et l’archivage des documents.
- Intégrer la GED aux principaux outils métiers de l’entreprise.
- Définir les étapes nécessaires au déploiement d’un projet GED.
Compétences visées :
- Analyser les besoins documentaires de son organisation et identifier les usages auxquels doit répondre une GED.
- Structurer et organiser les documents à l’aide d’un plan de classement, de règles de nommage, de métadonnées et de principes d’indexation adaptés.
- Organiser l’intégration et la numérisation des documents en comprenant notamment l’utilisation de l’OCR, de la LAD et de la RAD.
- Paramétrer les droits d’accès et les règles de sécurité afin de maîtriser l’accès, le partage et la confidentialité des documents.
- Concevoir des circuits de validation et des workflows documentaires adaptés aux processus de l’entreprise.
- Rechercher, retrouver et exploiter efficacement l’information stockée dans une solution de GED.
- Gérer le cycle de vie des documents, notamment leur versionnement, leur conservation et leur archivage.
- Intégrer la GED dans l’environnement numérique de l’entreprise et comprendre ses interactions avec les principaux outils métiers.
- Définir et structurer un projet de déploiement d’une GED, depuis l’analyse des besoins jusqu’à sa mise en œuvre.
- Appliquer les bonnes pratiques de gestion documentaire afin d’améliorer la fiabilité, la traçabilité et l’efficacité des processus internes.
Moyens techniques et pédagogiques :
- Apports théoriques et méthodologiques.
- Démonstrations.
- Études de cas.
- Exercices pratiques.
- Mises en situation professionnelles.
- Travail sur les problématiques documentaires des participants.
- Construction d’un projet GED en atelier.
- Un ordinateur par participant.
- Support pédagogique remis aux participants.
- Exemples de documents et de processus documentaires.
- Outils ou environnement GED utilisé pour les démonstrations.
- Trames de plan de classement et de workflow.
Évaluation des résultats :
- Évaluation des attentes et du niveau en début de formation.
- Questions et exercices tout au long de la formation.
- Évaluation des compétences lors des mises en situation.
- Exercice final de conception d’une organisation documentaire.
- Évaluation des acquis en fin de formation.
Validation :
Attestation de fin de formation envoyée par mail.
Durée :
2 jours / 14 heures
Pré-requis :
Être à l’aise avec l’utilisation courante d’un ordinateur, d’un navigateur Internet et des outils bureautiques. Aucune connaissance technique avancée en informatique n’est nécessaire.
Modalités d’inscription :
Les inscriptions sont possibles :
- Jusqu’à 48 heures avant le début de la formation, sous réserve des places disponibles, pour les financements en autofinancement ou via le plan de développement des compétences de l’entreprise.
- Environ 4 semaines avant le début de la formation pour les demandes de financement auprès d’un OPCO ou de France Travail, afin de permettre l’instruction du dossier.
Accessibilité aux personnes en situation de handicap :
Devictio s’engage à favoriser l’accès à ses formations aux personnes en situation de handicap. Pour étudier les possibilités d’adaptation de la formation à vos besoins, nous vous invitons à contacter notre référent handicap :
- 📞 04 72 64 25 19
- ✉️ formation@devictio.fr
Points abordés :
Formation GED – Mettre en place et exploiter une Gestion Électronique des Documents
La Gestion Électronique des Documents (GED) permet de centraliser, organiser, rechercher, partager et sécuriser les documents de l’entreprise tout au long de leur cycle de vie. Elle constitue aujourd’hui un élément essentiel de la transformation numérique, notamment pour réduire le temps consacré à la recherche d’informations, fluidifier les échanges entre services et améliorer la traçabilité documentaire.
Jour 1 – Concevoir et structurer une Gestion Électronique des Documents
Comprendre les fondamentaux de la GED
- Définition et rôle d’une GED.
- Différences entre GED, stockage de fichiers, partage documentaire et archivage électronique.
- Principaux usages en entreprise.
- Bénéfices : centralisation, recherche, collaboration, sécurité et traçabilité.
- Identification des documents et flux concernés.
- Cartographie des usages documentaires existants.
Analyser les besoins documentaires
- Identifier les typologies de documents.
- Évaluer les volumes et les flux documentaires.
- Repérer les documents récurrents et sensibles.
- Identifier les utilisateurs et leurs besoins.
- Cartographier les processus de création, validation, diffusion et conservation.
- Définir les objectifs du projet GED.
Structurer l’information
- Construire un plan de classement.
- Arborescence traditionnelle et classement dynamique.
- Définir des règles de nommage.
- Utiliser les métadonnées.
- Créer des catégories et propriétés documentaires.
- Définir des règles d’indexation cohérentes.
- Éviter les doublons et les versions incontrôlées.
Numériser et intégrer les documents
- Import manuel et dépôt automatisé.
- Numérisation de documents papier.
- Fonctionnement de l’OCR.
- Principes de LAD et RAD.
- Capture depuis la messagerie électronique.
- Import depuis des applications métiers.
- Automatisation de l’indexation.
Sécuriser l’accès aux documents
- Comptes utilisateurs et groupes.
- Gestion des rôles et profils.
- Droits de lecture, modification, validation et suppression.
- Documents confidentiels et données sensibles.
- Traçabilité des consultations et modifications.
- Gestion des accès externes.
- Principes de sauvegarde et de continuité d’activité.
Jour 2 – Exploiter, automatiser et piloter une GED
Rechercher et retrouver efficacement les documents
- Recherche simple et multicritère.
- Recherche plein texte.
- Recherche par métadonnées.
- Filtres et recherches enregistrées.
- Exploitation des résultats de recherche.
- Partage et transmission d’une sélection documentaire.
Gérer les versions et le cycle de vie
- Versioning des documents.
- Historique des modifications.
- Statut brouillon, validation et publication.
- Durées de conservation.
- Archivage et suppression.
- Organisation du cycle de vie documentaire.
Créer des workflows et circuits de validation
- Principe d’un workflow documentaire.
- Identifier les étapes d’un processus de validation.
- Affecter les rôles et responsabilités.
- Créer un circuit de validation simple.
- Notifications, rappels et relances.
- Validation électronique.
- Suivi des statuts et des délais.
Automatiser les processus documentaires
- Automatiser le classement des documents.
- Automatiser l’extraction de données.
- Créer des règles de traitement.
- Automatiser la diffusion et les notifications.
- Réduire les saisies manuelles.
- Identifier les possibilités offertes par l’intelligence artificielle pour la classification, la recherche et l’exploitation des documents.
Intégrer la GED au système d’information
- GED et logiciels comptables.
- GED et ERP.
- GED et CRM.
- GED et messagerie.
- GED et outils collaboratifs.
- Import et export de données.
- Principes d’API et connecteurs.
Conformité et gouvernance documentaire
- Protection des données personnelles.
- Principes du RGPD appliqués à la gestion documentaire.
- Gestion des durées de conservation.
- Gestion des accès et confidentialité.
- Traçabilité des opérations.
- Définition des responsabilités documentaires.
- Mise en place de règles de gouvernance.
Préparer un projet GED
- Définir le périmètre du projet.
- Identifier les utilisateurs et les processus prioritaires.
- Recueillir les besoins métiers.
- Définir les fonctionnalités nécessaires.
- Évaluer les contraintes techniques et organisationnelles.
- Préparer la migration des documents existants.
- Prévoir les phases de test.
- Former et accompagner les utilisateurs.
- Définir les indicateurs de suivi du projet.
Atelier final – Construire son projet GED
À partir d’une situation professionnelle réelle ou d’un cas proposé par le formateur, les participants construisent les premières étapes d’un projet GED :
- Identification des documents à intégrer.
- Construction d’un plan de classement.
- Définition des métadonnées.
- Création des profils utilisateurs.
- Définition d’un circuit de validation.
- Choix des règles de sécurité.
- Définition des priorités de déploiement.
Formation GED – Gestion Électronique des Documents
Dans les locaux Devictio à Lyon
1 690,00 €
845,00 € / jour
2 jours / 14 heures
Nos tarifs ne sont pas assujettis à la TVA, les prix s'entendent TTC.
Formation GED – Gestion Électronique des Documents
Formation à distance
1 690,00 €
845,00 € / jour
2 jours / 14 heures
Formation GED – Gestion Électronique des Documents
Formation sur mesure
Formations complémentaires
Formation IA Générative Lyon
Cette formation pratique permet de découvrir et maîtriser les principaux outils d’IA générative, notamment ChatGPT, Claude et Gemini, de structurer des prompts efficaces et d’identifier les usages adaptés à son métier. Les participants travaillent sur des cas concrets : création de contenus, synthèse, analyse, automatisation, génération d’idées et optimisation de tâches professionnelles. Cette formation en IA générative s’adresse aux salariés, dirigeants, entrepreneurs, indépendants, responsables marketing ou communication, commerciaux, chefs de projet, fonctions support ainsi qu’aux personnes en évolution professionnelle souhaitant intégrer l’intelligence artificielle dans leur activité.
Formation Impress Lyon
Apprenez à créer des présentations claires et professionnelles avec notre Formation LibreOffice Impress à Lyon. En une journée, vous maîtriserez les fonctionnalités essentielles d’Impress pour concevoir, structurer et mettre en forme vos diapositives. Vous apprendrez à intégrer textes, images et objets graphiques, ainsi qu’à utiliser les transitions et animations. Cette formation pratique vous permettra également de préparer, présenter et exporter efficacement vos diaporamas. Organisme de formation depuis 2007, Devictio vous accompagne pour devenir rapidement autonome avec LibreOffice Impress.
Formation NIS2 Lyon
Devictio, organisme de formation à Lyon et Paris depuis 2007, propose une formation NIS2 pour comprendre les nouvelles exigences européennes en matière de cybersécurité. Identifiez les organisations concernées et les principales obligations imposées par la directive NIS2. Maîtrisez les exigences liées à la gouvernance, à la gestion des risques, à la sécurité des systèmes d'information et à la notification des incidents. Apprenez à évaluer le niveau de conformité de votre organisation et à identifier les actions prioritaires à mettre en œuvre. Construisez une première feuille de route de mise en conformité NIS2 grâce à des cas pratiques et des exercices opérationnels.
Habilitation Électrique Basse Tension électricien
Cette formation à l’habilitation électrique basse tension pour électricien B1V, B2V, BR, BC et BE essai prépare les professionnels électriciens à intervenir en sécurité sur les installations électriques basse tension. Alternant apports théoriques et mises en situation pratiques, elle permet d’acquérir les compétences nécessaires à l’habilitation adaptée aux missions exercées. Dispensée en présentiel sur Lyon ou en intra-entreprise sur toute la France, elle a une durée de validité de trois ans.
Habilitation Électrique Basse Tension non électricien
Nos formations en habilitation électrique basse tension pour non électriciens s’adressent aussi bien aux personnels non-électriciens, techniciens, agents de maintenance, chargés de travaux, chargés de consignation et professionnels amenés à réaliser des opérations spécifiques. Habilitation électrique B0 – H0 – H0V : formation destinée notamment aux personnels réalisant des opérations d’ordre non électrique dans un...
Formation Sensibilisation des collaborateurs aux cyberattaques Lyon
Cette formation de sensibilisation aux cyberattaques privilégie une pédagogie concrète. Les participants analysent des messages frauduleux, étudient des situations professionnelles et répondent à des quiz interactifs. Les exemples peuvent être adaptés au secteur d’activité de l’entreprise et aux fonctions des participants. La formation est accessible sans prérequis technique. Elle peut être organisée en inter-entreprises dans le centre Devictio à Lyon, en intra-entreprise dans vos locaux partout en France ou à distance en classe virtuelle.
Formation Cybersécurité et Intelligence Artificielle
Cette formation Cybersécurité et Intelligence Artificielle s'adresse aux responsables informatiques, RSSI, DSI, administrateurs systèmes et réseaux, chefs de projet, responsables métiers, consultants, dirigeants ainsi qu'à toute personne impliquée dans la transformation numérique de son entreprise. Disponible en inter-entreprises dans notre centre de formation de Lyon, en intra directement dans vos locaux partout en France ou à distance, cette formation s'adapte au niveau des participants ainsi qu'aux outils déjà déployés dans votre organisation.
Formation Cybersécurité Entreprise Lyon
Avec sa Formation Cybersécurité : Les fondamentaux de la sécurité des systèmes d'information, Devictio, organisme de formation à Lyon, vous accompagne dans la compréhension des principaux enjeux de la sécurité informatique et vous apporte les compétences essentielles pour identifier les risques, comprendre les mécanismes des cyberattaques et adopter les bonnes pratiques recommandées par les experts de l'ANSSI.