Formation MS Project Lyon

Jour 1 : construire et organiser un planning de projet

Comprendre la planification de projet

• Identifier les objectifs, les livrables, les contraintes et les acteurs du projet.
• Décomposer le projet en phases, tâches et jalons.
• Comprendre les notions de durée, de charge, de dépendance, de contrainte et de ressource.
• Choisir le niveau de détail adapté au pilotage du projet.

Découvrir Microsoft Project

• Comprendre le positionnement de Microsoft Project dans l’écosystème Microsoft 365.
• Découvrir l’interface, le ruban, les affichages, les tables et le diagramme de Gantt.
• Créer, ouvrir, enregistrer et organiser un fichier projet.
• Configurer les options essentielles du logiciel.

Initialiser le projet

• Définir la date de début ou la date de fin du projet.
• Configurer le calendrier du projet, les jours travaillés et les jours non travaillés.
• Créer des calendriers spécifiques lorsque le projet le nécessite.
• Définir les unités de temps et les paramètres de planification.

Construire la structure du planning

• Créer et hiérarchiser les tâches selon une structure WBS.
• Définir les durées et créer les tâches récapitulatives.
• Créer des jalons et des tâches répétitives.
• Ajouter des notes, des échéances et des informations complémentaires.
• Utiliser la planification automatique et comprendre ses effets.

Ordonnancer les tâches

• Créer les différents types de dépendances entre les tâches.
• Utiliser les décalages et les chevauchements.
• Comprendre les contraintes de dates et limiter les contraintes rigides.
• Identifier le chemin critique et les marges.
• Vérifier la cohérence et la faisabilité du planning.

Créer et affecter les ressources

• Créer les ressources de travail, les ressources matérielles et les ressources de coût.
• Configurer les capacités, les calendriers et les coûts des ressources.
• Affecter les ressources aux tâches.
• Comprendre la relation entre durée, travail et unités d’affectation.
• Identifier les premières surutilisations de ressources.

Enregistrer la planification de référence

• Contrôler le planning prévisionnel avant validation.
• Enregistrer une planification initiale pour l’ensemble du projet ou pour certaines phases.
• Comprendre le rôle de la référence dans l’analyse des écarts.

Jour 2 : suivre, analyser et communiquer le projet

Mettre à jour l’avancement

• Définir la date d’état du projet.
• Saisir les dates réelles, les durées réalisées et restantes ainsi que le pourcentage d’avancement.
• Mettre à jour l’avancement des tâches et des jalons.
• Reporter, interrompre ou fractionner une tâche.
• Replanifier le travail non réalisé.

Analyser les écarts

• Comparer les données actuelles avec la planification initiale.
• Analyser les variations de dates, de durées, de travail et de coûts.
• Identifier les tâches critiques, les retards et les dérives.
• Mesurer l’impact d’une modification sur la date de fin du projet.
• Tester des scénarios correctifs et mettre à jour les prévisions.

Gérer la charge et les coûts

• Afficher l’utilisation des tâches et des ressources.
• Identifier les ressources surutilisées ou sous-utilisées.
• Répartir la charge de travail et ajuster les affectations.
• Utiliser le planificateur d’équipe selon la version disponible.
• Analyser les coûts des tâches, des ressources et du projet.

Exploiter les affichages et les données

• Choisir un affichage adapté au besoin de pilotage.
• Afficher, masquer et organiser les colonnes.
• Trier, filtrer, surligner et regrouper les données.
• Utiliser les tables de suivi, de coûts et de variations.
• Personnaliser simplement le diagramme de Gantt.

Communiquer sur le projet

• Mettre en page et imprimer un planning lisible.
• Configurer l’échelle de temps, la légende, l’en-tête et le pied de page.
• Créer et utiliser les rapports disponibles dans Microsoft Project.
• Exporter les données vers Excel pour compléter les analyses.
• Présenter les informations essentielles aux parties prenantes.

Découvrir la collaboration avec Microsoft 365

• Comparer les usages de Microsoft Project Desktop, de Microsoft Planner et des plans Premium.
• Découvrir les vues grille, tableau, calendrier et chronologie de Planner.
• Comprendre les possibilités de partage et de suivi des tâches dans Microsoft Teams.
• Identifier les usages complémentaires de SharePoint, OneDrive, Excel et Power BI.
• Choisir l’outil adapté à la complexité, au niveau de collaboration et aux contraintes du projet.

Utiliser l’intelligence artificielle dans la gestion de projet

• Utiliser une IA générative pour proposer une première décomposition du projet.
• Transformer des objectifs et des livrables en listes de tâches structurées.
• Préparer des synthèses d’avancement, des comptes rendus et des propositions de plans d’action.
• Identifier des risques, des dépendances ou des points de vigilance à partir des informations du projet.
• Vérifier, corriger et contextualiser systématiquement les résultats produits par l’IA.
• Respecter la confidentialité des informations transmises aux outils d’intelligence artificielle.

Mise en pratique finale

• Construire un planning à partir d’un cas de projet.
• Créer les tâches, les dépendances, les jalons et les ressources.
• Enregistrer la planification initiale.
• Simuler l’avancement et analyser les écarts.
• Proposer des actions correctives.
• Créer un affichage ou un rapport permettant de présenter la situation du projet.

Jour 1 : optimiser la planification et les ressources

Construire des plannings avancés

• Structurer des projets complexes.
• Créer des calendriers multiples.
• Utiliser les contraintes avec discernement.
• Optimiser les dépendances et les jalons.
• Analyser les chemins critiques et les marges.

Optimiser les ressources

• Créer des calendriers de ressources.
• Gérer les capacités et les disponibilités.
• Identifier les surcharges.
• Utiliser le nivellement automatique et manuel.
• Optimiser la répartition des charges.

Piloter les coûts

• Créer des ressources de coût.
• Définir les coûts fixes et variables.
• Suivre les dépenses.
• Comparer prévisionnel et réalisé.
• Mesurer les écarts budgétaires.

Suivre l’avancement d’un projet complexe

• Utiliser plusieurs planifications de référence.
• Mettre à jour un projet en cours.
• Comparer plusieurs scénarios.
• Mesurer les écarts de planning.
• Identifier les risques de dérive.

Jour 2 : analyser, personnaliser et communiquer

Créer des indicateurs de pilotage

• Utiliser les tables avancées.
• Créer des filtres et des regroupements.
• Mettre en évidence les informations clés.
• Créer des champs personnalisés.
• Utiliser des indicateurs graphiques.

Personnaliser Microsoft Project

• Créer des tables personnalisées.
• Créer des affichages adaptés aux différents acteurs.
• Personnaliser le diagramme de Gantt.
• Créer des modèles de projets.
• Automatiser les paramétrages récurrents.

Piloter plusieurs projets

• Créer un projet maître.
• Insérer des sous-projets.
• Partager des ressources entre plusieurs projets.
• Identifier les conflits de planification.
• Coordonner plusieurs plannings.

Partager les données du projet

• Créer des rapports personnalisés.
• Exporter vers Excel.
• Préparer des tableaux de bord.
• Présenter les indicateurs aux parties prenantes.
• Découvrir les possibilités de Power BI pour le pilotage.

Collaborer avec Microsoft 365

• Comprendre les complémentarités entre Microsoft Project, Microsoft Planner Premium et Microsoft Teams.
• Partager les informations du projet avec les équipes.
• Identifier les usages de SharePoint et OneDrive dans la gestion documentaire.
• Choisir l’outil le plus adapté selon le contexte du projet.

Utiliser l’intelligence artificielle dans le pilotage de projet

• Analyser un planning avec Microsoft Copilot ou ChatGPT.
• Identifier automatiquement les risques et les points de vigilance.
• Produire des synthèses d’avancement et des comptes rendus.
• Préparer des rapports de pilotage et des plans d’actions.
• Contrôler la pertinence des informations générées par l’IA avant diffusion.

Mise en pratique finale

• Optimiser un planning complexe.
• Corriger les conflits de ressources.
• Analyser les écarts de coûts et de délais.
• Créer un tableau de bord de suivi.
• Présenter les recommandations d’amélioration du projet.