Formation GED Lyon
Une formation GED (Gestion Électronique de Documents) permet d’améliorer l’efficacité et la productivité en facilitant le stockage, l’organisation et la récupération rapide des documents tout en réduisant le temps consacré à la recherche d’informations et diminuant les coûts liés à l’impression, au papier et au stockage physique. Partie intégrante d’une trans ition numérique De plus, la gestion électronique de documents offre une sécurité accrue grâce à des fonctionnalités avancées comme le contrôle des accès et le chiffrement, protégeant ainsi les informations sensibles contre les pertes et les accès non autorisés. La formation GED (dispensée sur Lyon Auvergne Rhône Alpes et France entière) est un outil de la transition numérique appelée aussi transformation numérique ou digitale, pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives et efficaces dans un environnement en constante évolution.
La formation GED et la transition numérique sont également essentielles pour garantir la conformité réglementaire, en facilitant le respect des normes en matière de gestion des documents et de protection des données personnelles. Elles favorisent la collaboration en permettant le partage sécurisé des documents et l’accès à distance, ce qui est particulièrement important dans le contexte actuel de télétravail croissant. De plus, la numérisation réduit les risques d’erreurs humaines et de pertes de documents physiques, grâce à des systèmes automatisés et sécurisés. A l’issue de ce stage, vous serez capable de comprendre le périmètre d’une GED afin d’en maîtriser les techniques, formats, standards pour une mise en place au sein de votre entreprise.
▶️ Formation GED en présentiel (Lyon ARA)
▶️ Formation GED en distanciel (Paris, France entière)
▶️ Formateur expérimenté (20 d'expérience en GED)
▶️ Formation GED éligible au plan entreprise / OPCO
▶️ Sessions inter et/ou intra sur site
▶️ Local situé Part-Dieu sud (Lyon 3)
▶️ Devictio votre organisme depuis 2007
Référence : PARGED5487
Nombre de stagiaires max : 8
Public visé : Assistantes administratives, comptables, chefs de projet, documentalistes... toute personne souhaitant mettre en place et utiliser un système de GED (Gestion Electronique de Documents) au sein de son entreprise.
Objectifs :
- Maîtriser le cadre réglementaire et les standards de la GED
- Comprendre les technologies et les types d’architectures logicielles
- Appréhender le marché de la GED et les principales tendances d’évolution
- Mettre en place une solution de GED opérationnelle et adaptée à ses besoins
Pré-requis : Maîtrise des outils informatiques et internet.
Durée : 3 jour(s) / 21 heures
Points abordés :
DÉFINITION ET PROBLÉMATIQUE GÉNÉRALE
- Concepts de document, GED, GEIDE
- Transition de la gestion individuelle à la gestion partagée
ACQUISITION ET INDEXATION DES DOCUMENTS
- Acquisition numérique et métadonnées (Dublin Core, MARC)
- Formats texte et image, technologies OCR, ICR, IDR
- Indexation des documents et normes (ISO 2788-1986, ISO 5964-1985)
STOCKAGE ET ARCHIVAGE
- Supports de stockage (WORM, CD-ROM, DVD)
- Architectures de stockage (DAS, NAS, SAN)
- Logiciels de gestion de stockage (SRM, SNM)
- Normes d’archivage (Z42-013, ISO 15489, formats XML, PDF/A)
STRUCTURATION ET WORKFLOW DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES
- Organismes de normalisation (ISO, CEN, ANSI)
- Structuration des documents (ODA, SGML, SPDL)
- Langages Web (HTML, XML, CSS, XSL)
- Standards industriels (PostScript, PDF)
OFFRE LOGICIELLE ET ARCHITECTURES
- Modules et solutions logicielles (Cold, gestion documentaire, Workflow)
- Types d’architecture (client/serveur, intranet/Internet)
- Technologies sous-jacentes (XML, J2EE)
- Aspects financiers et modes de tarification
MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE GED
- Acteurs et étapes d’un projet GED
- Rédaction du cahier des charges
- Documents nécessaires pour la mise en place
PLAN DE CLASSEMENT ET STRATÉGIE D’INDEXATION
- Définition des cas d’utilisation et création du plan de classement
- Identification des types d’utilisateurs et formalisation des flux documentaires
- Règles de nommage et outils utiles (GATE, UIMA, Rapid Miner)
- Stratégie d’indexation et utilisation de thesaurus
ENJEUX TECHNIQUES ET SÉCURITÉ DES DONNÉES
- Normalisation des documents électroniques
- Échange de documents entre systèmes
- Performance et intégration du système GED
- Sécurité des données électroniques
ASPECTS JURIDIQUES
- Cadre juridique des documents électroniques
- Conformité réglementaire et protection des données
- Synthèse des avantages et des enjeux de la GED et de la transition numérique
MISES EN APPLICATION
Référence : PARGED5487
Nombre de stagiaires max : 8
Public visé : Comptables, chefs de projet, documentalistes, cares, gérants... toute personne souhaitant superviser la mise en place et l'utilisation d'un système de GED globale (Gestion Electronique de Documents) au sein de son entreprise.
Objectifs :
- Identifier son plan de classement actuel
- Connaître les différentes méthodes de dépôt de document dans un logiciel de gestion documentaire
- Travailler sans arborescence
- Retrouver ses documents rapidement
- Connaitre la législation en vigueur pour une GED
- Gérer sa comptabilité avec une GED
- Création de son chemin de validation électronique
- Connaître les normes d’envois de document dématérialisé
- Utiliser un mode d’envoi de courrier multicanal
Pré-requis : Savoir utiliser un ordinateur / mac et l'outil internet.
Durée : 5 jour(s) / 35 heures
Points abordés :
LES FONDAMENTAUX DE LA GED
- Présentation et définition du périmètre d’intervention d’une GED
- Validation du volume documentaire annuel
- Identification des documents récurrents
- Mise en place d’un modèle de sécurité documentaire
- Les 7 méthodes pour déposer des documents dans un logiciel de GED
FONCTIONNALITÉS AVANCÉES ET UTILISATION PRATIQUE DE LA GED
- Le principe du moteur de recherche full texte
- Comment fonctionne un OCR
- L’intérêt de télécharger un document et de l’imprimer depuis le cloud
- Partager des documents à l’intérieur et à l’extérieur de son organisation
- Ajouter une note et des tampons de façon virtuelle
- Connaître les fonctions pour copier et lier des documents entre eux
INTÉGRATION COMPTABLE ET AUTOMATISATION DES DONNÉES DOCUMENTAIRES
- Identification du schéma comptable actuel
- Explication du principe de LAD RAD
- Sélection des données à exporter dans le logiciel comptable
- Apprendre à générer un fichier plat
- Intégrer des données dans son logiciel comptable
- Création d’un circuit de validation
GESTION NUMÉRIQUE DU COURRIER ET CONFORMITÉ LÉGALE
- Choix du flux de courrier à transmettre de façon numérique
- Travail sur la construction des fichiers source
- Comprendre le mode de fonctionnement d’un envoi multicanal
- Respect de la législation dans l’évolution des textes de loi
RECHERCHE AVANCÉE ET EXPLOITATION DES DONNÉES DANS LA GED
- Faire des recherches ciblées dans la GED
- Faire une extraction Excell et ou graphique
- Comprendre le mode de fonctionnement d’un circuit de validation
- Transmettre le résultat d’une recherche
MISES EN APPLICATION
dans nos locaux
à distance
dans toute la France
Nos formations ne sont pas soumises à la TVA
(1) Les dates sont succeptibles d'être modifiées selon les places disponibles et les contraintes pédagogiques.
Nos formations ne sont pas soumises à la TVA
(1) Les dates sont succeptibles d'être modifiées selon les places disponibles et les contraintes pédagogiques.