Formation Outlook

Public visé : Tout Public.

Pré-requis : Savoir utiliser un ordinateur.

Objectif : Maîtriser les fonctionnalités essentielles du logiciel Microsoft Outlook afin de :

• - Envoyer et recevoir des mails
• - Effectuer une recherche dans la boite de réception
• - Débuter avec le calendrier et le gestionnaire des tâches
• - Créer, classer et utiliser une liste de contact

Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement : Présentation sur vidéo projecteur, PC et connexion internet fournis, support de cours fourni.

Modalités de suivi de l'exécution de l'action : Feuille d'émargement et attestation de formation.

Modalité d'évaluation des acquis : Tests de contrôle des connaissances, Evaluation à chaud.

Points abordés : 

NOTIONS FONDAMENTALES

• Fonctionnalités Outlook
• Découverte de l'interface
• La barre Outlook
• La liste des dossiers
• La visionneuse d'informations

COMMUNIQUER AVEC OUTLOOK

• Envoyer un message
• Demander un accusé de réception
• Utiliser une adresse de la liste d'adresses globale ou du carnet d'adresses personnel
• Répondre aux messages reçus
• Transférer un message reçu à un autre destinataire
• Personnaliser la mise en forme d'un message avec les papiers à lettre
• Joindre un fichier à un message
• Ouvrir la pièce jointe et l'enregistrer sur le disque dur
• Envoi des gros fichiers (création d'archives ZIP)
• Envoyer des liens hypertextes

ORGANISER SA BOITE DE RECEPTION

• Trier et organiser ses messages
• Rechercher des messages en fonction de l'expediteur ou du contenu

GERER SES CONTACTS

• Ajouter un contact
• Rechercher des contacts
• Créer une liste de distribution pour envoyer un message à plusieurs personnes
• Classer ses contacts
• Importer et exporter une liste de contacts

UTILISER LE CALENDRIER

• Modifier l'affichage des jours de son calendrier
• Prendre des rendez-vous
• Inviter des participants à des réunions
• Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
• Répondre à une demande de réunion

GESTION DES TACHES

• Créer des tâches à réaliser
• Assigner une tâche à une personne

LES NOTES

• La création d'un graphique
• Les options graphiques
• Les objets graphiques

LISTE DE DONNÉES

• Créer une note
• Changer la couleur d'une note
• Redimensionner une note
• Gérer l'heure et la date sur les notes
• Supprimer une note

MISE EN APPLICATION

Public visé : Utilisateurs désireux d'utiliser les fonctionnalités avancées d'Outlook.

Pré-requis : Avoir des connaissances de bases de Outlook ou avoir suivi la formation d'initiation Outlook.

Objectif : Maîtriser les fonctionnalités avancées de Microsoft Outlook :

• - Créer une identité visuelle
• - Créer des règles de classement des messages
• - Options avancées du calendrier et du gestionnaire des tâches
• - Travail collaboratif

Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement : Présentation sur vidéo projecteur, PC et connexion internet fournis, support de cours fourni.

Modalités de suivi de l'exécution de l'action : Feuille d'émargement et attestation de formation.

Modalité d'évaluation des acquis : Tests de contrôle des connaissances, Evaluation à chaud.

Points abordés :  

RAPPEL DES NOTIONS DE BASE

LE GESTIONNAIRE DES TACHES

• Reprendre possession d'une tâche refusée
• Transformer un message en tâche
• Transformer une tâche en rendez-vous

GERER LES CONTACTS ET LES MESSAGES

• Trier et organiser ses messages
• Rechercher des messages en fonction de l'expediteur ou du contenu
• Créer des dossiers de rangement
• Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
• Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Prévenir ses correspondants de son absence
• Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word
• Publipostage

OPTIONS AVANCEES DE L'AGENDA

• Inviter des participants à des réunions
• Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
• Répondre à une demande de réunion

LE TRAVAIL COLLABORATIF

• Utiliser des dossiers publics pour partager les messages
• Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
• Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur
• Partager des agendas
• Partager des contacts
• Restrictions d'accès

MISE EN APPLICATION