Formation Outlook Lyon

Référence : IBOUT017

Nombre de stagiaires max : 5

Public visé : Toute personne désireuse de prendre en main le logiciel Outlook à des fins professionnelles.

Objectifs :

Maîtriser les fonctionnalités essentielles du logiciel Microsoft Outlook.

Compétences visées :

• Savoir configurer un compte de messagerie et les affichages
• Maîtriser les fonctions et les options relatives à la création et à la gestion des messages
• Savoir gérer ses contacts, exploiter un calendrier et créer des tâches

Pré-requis : Savoir utiliser un ordinateur.

Durée : 1 jour(s) / 7 heures

Points abordés :

PRÉSENTATION DU LOGICIEL

• La barre des menus
• Les vues

CONFIGURER UN COMPTE

• Configuration d’un compte GMAIL
• Configuration multi compte

LA MESSAGERIE

• Envoyer un e-mail
• Rédaction d’un message et bonnes pratiques
• Gérer les pièces jointes
• Répondre / transférer un e-mail
• Réponse automatique
• Créer une signature
• Créer un lien hypertexte
• CC / CCI
• Les règles de la nétiquette
• Les boutons de vote
• Marquer l’importance d’un e-mail

LES CONTACTS

• Créer un contact
• La fiche contact
• Effectuer une recherche dans les contacts
• Importer / exporter un contact
• Les listes de distribution

LE CALENDRIER

• Les différents modes d’affichage
• Créer un évènement
• Créer un évènement périodique
• Créer un rappel
• Créer une réunion et inviter des personnes
• Répondre à une demande de réunion

LES TACHES

• Créer une tâche
• Attribuer une tâche à quelqu’un

MISE EN APPLICATION

Référence : IBOUT018

Nombre de stagiaires max : 5

Public visé : Toute personne utilisant le logiciel Outlook et souhaitant optimiser son utilisation.

Objectifs :

Maîtriser les fonctions avancées d’Outlook pour gagner en efficacité.

Compétences visées :

• Maîtriser la configuration d’un compte de messagerie et les paramètres d’affichage.
• Optimiser la gestion de ses contacts, partager son calendrier et archiver ses messages
• Savoir automatiser les tâches répétitives
• Savoir créer et affecter des taches tout en suivant leurs avancements

Pré-requis : Connaitre les fonctions de base d'Outlook ou avoir suivi la formation initiation.

Durée : 1 jour(s) / 7 heures

Points abordés :

INTERFACE ET CONFIGURATION DU COMPTE

• Personnalisation du ruban – Créer et gérer un onglet/un nouveau groupe.
• Les différents affichages et leurs paramètres.
• Configuration de son compte – Ajout d’un compte.
• Personnalisation de ses e-mails : signature, format, police ..

GÉRER LES DOSSIERS

• Créer/gérer des groupes de dossiers (Propriétés, droits)
• Partager un dossier – Ouvrir un dossier d’un autre utilisateur
• Créer un nouvel élément dans un dossier public
• Nettoyer un dossier

GÉRER LES MESSAGES

• Options de distribution, d’envoi et de suivi d’un message : Cci, importance,…
• Utiliser les Actions rapides pour automatiser les tâches répétitives
• Création d’une alerte, d’une règle pour automatiser le classement
• Gérer l’archivage des messages en automatique ou pas
• Importer / Exporter des éléments vers un fichier de données Outlook (.pst)
• Les options d’un courrier reçu (indésirable, marqué non lu,…)
• Rechercher un message

GÉRER LE CARNET D’ADRESSE ET LES CONTACTS

• Créer, modifier un contact, une liste de distribution
• Afficher, organiser, sauvegarder, exporter, la liste de ses contacts

CALENDRIER

• Définir les marges, l’orientation, en-têtes et pieds de page pour un style d’impression
• Gérer les éléments – Rendre privé un élément – Convertir un message en rendez-vous
• Partager un calendrier – Ouvrir un calendrier partagé
• Planifier une réunion et inviter les collaborateurs – L’assistant de planification
• Le gestionnaire d’e-mails en absence

GÉRER LES TACHES

• Création, modification ou suppression d’une note
• Création et gestion d’une tâche (priorité, rappel,…)
• Suivre l’avancement d’une tâche
• Affecter une tâche à un ou plusieurs tiers

MISE EN APPLICATION